Política de Tratamiento de Datos Personales

1. Responsable del tratamiento

En adelante, «IKISOFT».

2. Marco legal y alcance

Esta política se expide en cumplimiento del artículo 15 de la Constitución Política, la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015) y las demás normas que los modifiquen, adicionen o complementen.

Aplica a todas las bases de datos y archivos con datos personales que IKISOFT recoge, almacena, usa, circula o suprime en desarrollo de su actividad, por cualquier canal: este sitio web, el formulario de contacto, WhatsApp, correo electrónico, reuniones comerciales y la prestación de sus servicios y productos.

3. Definiciones

• Titular: la persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
• Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable.
• Dato sensible: el que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación (origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas, salud, vida sexual, datos biométricos, entre otros).
• Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, como la recolección, el almacenamiento, el uso, la circulación o la supresión.
• Responsable del tratamiento: quien decide sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
• Encargado del tratamiento: quien realiza el tratamiento por cuenta del responsable.
• Autorización: el consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento.
• Transferencia: el envío de datos a un receptor que es, a su vez, responsable del tratamiento.
• Transmisión: la comunicación de datos a un encargado, dentro o fuera de Colombia, para que los trate por cuenta del responsable.

4. Tratamiento y finalidades

IKISOFT trata los datos personales de forma leal y lícita, solo para las finalidades que se describen a continuación según el tipo de titular.

4.1 Clientes y prospectos

• Atender solicitudes de información, contacto y cotización.
• Elaborar propuestas y celebrar y ejecutar los contratos de servicios y suscripciones.
• Emitir facturas electrónicas y documentos soporte, y cumplir obligaciones contables y tributarias.
• Prestar soporte técnico, capacitación y acompañamiento.
• Gestionar la cobranza y la cartera.
• Enviar comunicaciones comerciales, novedades y ofertas, solo cuando el titular lo haya autorizado de forma separada (opt-in), respetando los horarios y la frecuencia de la Ley 2300 de 2023.

4.2 Usuarios del sitio web

• Responder los mensajes enviados por el formulario de contacto y guardar la prueba de la autorización otorgada.
• Medir de forma agregada el uso del sitio para mejorarlo, cuando exista analítica, conforme a la Política de cookies.
• Proteger el sitio contra el fraude, el spam y los accesos no autorizados.

4.3 Proveedores y aliados

• Gestionar la relación contractual, las órdenes de compra y los pagos.
• Verificar la información y cumplir obligaciones legales, contables y tributarias.

4.4 Candidatos y empleados (cuando aplique)

• Adelantar los procesos de selección.
• Gestionar la relación laboral, la nómina, la seguridad social y las obligaciones legales del empleador.

5. IKISOFT como encargado del tratamiento

Cuando IKISOFT presta software a sus clientes (por ejemplo, DEXORA), trata los datos de los clientes finales, empleados o proveedores de esos clientes por cuenta de ellos. En esos casos, el cliente es el responsable del tratamiento e IKISOFT actúa como encargado: trata los datos solo para prestar el servicio contratado, siguiendo las instrucciones del cliente, el contrato o los términos del producto y esta política. Las solicitudes de los titulares sobre esos datos deben dirigirse al cliente responsable; si llegan a IKISOFT, se le trasladarán.

6. Derechos de los titulares

De acuerdo con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el titular tiene derecho a:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a IKISOFT, incluidos los datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando la ley no la exija.
3. Ser informado, previa solicitud, sobre el uso que se ha dado a sus datos.
4. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por infracciones a la ley, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante IKISOFT.
5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de sus datos cuando no se respeten los principios, derechos y garantías legales, siempre que no exista un deber legal o contractual de conservarlos.
6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales.

7. Datos sensibles y datos de menores

IKISOFT no solicita datos sensibles. Si en algún caso fuera necesario, se informará al titular que no está obligado a suministrarlos y que su respuesta es facultativa, y se pedirá su autorización expresa.

IKISOFT no trata intencionalmente datos de niños, niñas y adolescentes. Cuando excepcionalmente deba hacerlo, lo hará con la autorización de su representante legal, respetando su interés superior y sus derechos fundamentales.

8. Autorización

IKISOFT solicita la autorización del titular a más tardar al momento de recoger sus datos, por un medio que permita conservar prueba de ella: por escrito, por medios electrónicos (como la casilla del formulario de contacto, que nunca viene pre-marcada) o mediante conductas inequívocas. Por cada envío del formulario se conserva la fecha y hora, el texto exacto de la autorización aceptada y la versión de esta política.

No se requiere autorización en los casos previstos en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012 (por ejemplo, datos de naturaleza pública o requerimientos de autoridad competente).

9. Área responsable de peticiones, consultas y reclamos

La atención de peticiones, consultas y reclamos está a cargo del representante legal, a través del correo rpbarrios27@gmail.com [PENDIENTE: correo corporativo de datos], o por escrito en Calle 10 # 18-06, Valledupar, Cesar, Colombia.

10. Procedimiento para consultas y reclamos

10.1 Consultas

El titular o sus causahabientes pueden consultar la información personal que repose en las bases de datos de IKISOFT. La consulta se atenderá en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de su recibo. Si no fuera posible atenderla en ese término, se informará al interesado el motivo y la fecha en que se atenderá, que no podrá superar cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

10.2 Reclamos

Cuando el titular considere que su información debe ser corregida, actualizada o suprimida, o advierta un presunto incumplimiento de la ley, puede presentar un reclamo que contenga:

• La identificación del titular.
• La descripción de los hechos que dan lugar al reclamo.
• La dirección física o electrónica para la respuesta.
• Los documentos que quiera hacer valer.

Si el reclamo está incompleto, se pedirá al interesado que lo subsane dentro de los cinco (5) días siguientes a su recibo. Si transcurren dos (2) meses desde el requerimiento sin que presente la información solicitada, se entenderá que ha desistido del reclamo.

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos la leyenda «reclamo en trámite» y el motivo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles, y se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido.

El reclamo se atenderá en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Si no fuera posible atenderlo en ese término, se informará al interesado el motivo y la fecha en que se atenderá, que no podrá superar ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

11. Transferencia y transmisión de datos

Para prestar sus servicios, IKISOFT se apoya en proveedores que actúan como encargados y que pueden estar ubicados dentro o fuera de Colombia, entre ellos:

• Proveedores de infraestructura en la nube y servidores (por ejemplo, Hetzner, con centros de datos en Alemania y la Unión Europea).
• Proveedores de envío de correo electrónico (por ejemplo, Resend).
• El proveedor tecnológico de facturación electrónica autorizado por la DIAN.

En todos los casos IKISOFT exige que estos proveedores traten los datos solo para las finalidades aquí descritas y con niveles adecuados de protección, mediante contratos de transmisión o garantías equivalentes, conforme a los artículos 25 y 26 de la Ley 1581 de 2012 y al Decreto 1074 de 2015.

12. Seguridad de la información

IKISOFT adopta medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos contra su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento, entre ellas: cifrado de las comunicaciones (HTTPS), control de acceso por roles y credenciales individuales, y copias de seguridad periódicas.

13. Vigencia

Esta política rige a partir del 9 de noviembre de 2026 (versión privacidad-v1-2026-11). Las bases de datos se conservarán mientras sea necesario para cumplir las finalidades descritas y durante los términos que exijan las normas contables, tributarias, comerciales y laborales aplicables.

Cualquier cambio sustancial a esta política se comunicará oportunamente en este sitio web antes de su entrada en vigor. Consulta también el Aviso de privacidad.